SURAT MENYURAT
Surat
menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam
komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat tiga komponen yakni: penulis,
isi, dan pembaca surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya secara efektif
bila bahasa yang dipergunakannya dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan
sifat surat, kedudukan penulis, dan pembaca surat. Bahasa sebagai alat
komunikasi dalam surat memegang peranan penting, disamping bentuk-bentuk
nonbahasa. ”Dengan surat orang dapat memberitahukan, menanyakan, menyatakan,
meminta, melaporkan, atau menyampaikan buah pikiran lainnya kepada orang lain”
(Arifin, 1980).
Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
(secara tertulis/tersurat) dari pihak kesatu kepada pihak yang lain, dengan
bahasa yang santun. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, pemikiran, sanggahan, laporan dan lain sebagainya.
“Dewasa ini teknologi komunikasi dan informasi sudah maju pesat, sehingga
lalu-lintas informasi melalui telepon, telex, telegrap, faximile, radio,
televisi, frekuensinya per hari sangat tinggi sekali. Dapat Anda bayangkan
dalam satu hari saja (8 jam kerja/hari) apabila sebuah perusahaan atau setiap
instansi (Swasta/BUMN) mengirimkan 5 surat per perusahaan, sudah berapa juta
surat yang beredar di dunia ini. Sekalipun demikian, jika dibandingkan
pemakaian surat dengan penggunaan alat-alat canggih seperti e-mail, esemes dan
lain-lain di atas, surat tertulis tetap mempunyai kelebihan tersendiri.
alat-alat teknologi canggih di atas hanya dapat menyampaikan
informasi yang bisa didengar atau secara pendek (seperti e-mail, esemes), maka
surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar,
terperinci, dan merupakan bukti “hitam di atas putih”. Lagi pula surat bersifat
praktis, karena dapat menyimpan rahasia dan dapat menghilangkan perasaan;
efektif, karena biaya pembuatan dan pengirimannya relatif murah.” (Bratawijaya,
1990).
Membuat atau melaksanakan komunikasi melalui surat ternyata tidaklah
sesederhana yang dibayangkan banyak orang. Persiapan yang perlu dilakukan
antara lain adalah menyiapkan alat-alat tulis, harus mempunyai ide, dan punya
ketrampilan dalam hal merumuskan surat secara sistematis dan logis, menyiapkan
mesin ketik atau mesin komputer (berikut printernya), mengetahui tata cara
pengiriman surat, kemudian mengethui tata cara penyimpanan surat/arsip,
pemakaian tenaga manusia, dan alat kelengkapan kantor (meja kursi, dan
ruangan), dan lain sebagainya. Surat dinilai efektif apabila (masalah) yang
dikomunikasikan penulis itu dapat sampai ketujuannya, sejalan dengan kehendak
si pengirim surat. Oleh sebab itu, isi surat harus jelas dan terang, logis dan
tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak yang menerima surat. Tanda-tanda
bahwa penerima surat itu tidak ragu-ragu atau tidak memperoleh kesan yang
keliru atas isi surat yang dikirimkan ialah penerima surat segera memberikan
jawaban-jawaban sebagaimana yang diinginkan oleh si pengirim surat. “Banyak
orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” dari organisasi/instansi
pengirim surat.” Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta
petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu, pengonsep
surat dan para penata administrasi / sekretaris kantor harus hati-hati dan
bersungguh-sungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan yang buruk
atas organisasinya. Di samping sifat-sifat yang telah disebutkan di atas, surat
sebagai alat komunikasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
·
sebagai tanda bukti tertulis
yang autentik, misalnya surat perjanjian (penyewaan ruko, pembelian mobil,
bisnis eksport/import alat berat, bisnin eksport/import makanan kemasan kaleng,
dll);
·
sebagai alat pengingat/berpikir
bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan;
·
sebagai dokumentasi historis,
misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui
perkembangan (bisnis) di masa lampau;
·
sebagai jaminan
keamanan, umpamanya surat keterangan jalan (surat jalan);
·
sebagai pedoman atau dasar
bertindak, mislanya surat keputusan, surat perintah, surat panggilan, surat
pengangkatan, dan sebagainya. (Bratawidjaya, 1990).
Jenis Surat
Secara garis besar, surat dapat dikelompokkan ke dalam 6 golongan,
yaitu (ke-1) menurut isi dan asal pengirimnya (surat resmi atau surat dinas di
instansi pemerintah, surat bisnis/niaga, surat pribadi); (ke-2) menurut maksud
dan tujuannya (surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat
permintaan atau permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat penawaran,
surat perjanjian, surat pesanan, surat laporan, surat pengantar/jalan, surat
lamaran pekerjaan, surat penegasan, (klaim), dan sebagainya ); (ke-3) menurut
wujudnya (dikenal bentuk-bentuk surat seperti nota atau memo, kartu pos, warkat
pos, surat bersampul, telex, telegram, dsb.); (ke-4) menurut banyaknya sasaran
yang hendak dicapai (dikenal surat edaran, surat pengumuman, surat undangan);
(ke-5) menurut jaminan dan keamanan isinya (surat sangat rahasia, surat
rahasia, surat konfidensial/terbatas, surat biasa); (ke-6) menurut urgensi
penyelesaian/pengirimannya (surat khusus, surat amat segera (kilat), surat
segera, dan surat biasa).
Bentuk Surat
Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat.
Masing-masing bagian surat tersebut itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan
fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk
memproses surat tersebut. Ada banyak bentuk surat, yang satu dan lainnya
berbeda, terutama dalam hal pemakaiannya, tergantung dengan kebiasaan instansi
atau gaya masyarakat/bangsa tertentu. Pada dasarnya hanya ada dua bentuk surat
yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya hanya
sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi atas kedua bentuk utama tersebut.
Kedua bentuk utama tersebut adalah bentuk surat lurus atau bentuk balok (block
style) dan bentuk lekuk (indented style). Sedangkan variannya yang berdiri di
antara kedua bentuk surat di atas, ialah bentuk setengah lurus (semi block
style). Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model atau bentuk surat
Eropa dan model Amerika, bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa Lama,
bentuk lurus (block style) adalah model Amerika. Sejalan dengan kemajuan zaman
terbit bentuk surat setengah lurus (semi block style) di kenal dengan model
Eropa Baru, dan saat ini banyak dipakai di dunia perdagangan/niaga (bisnis).
Dalam kesempatan ini kita akan membahas bentuk surat lurus atau bentuk balok
(block style) saja.
Syarat dan Ciri Surat yang Baik
Menulis surat yang baik tidaklah gampang, harus banyak latihan,
karena banyak sekali persayaratan yang harus dipenuhi. Di samping itu harus
menerapkan prinsip-prinsip efektivitas dan efisiensi dalam menuliskan ide-ide
yang ingin disampaikan. Untuk mampu membuat (menyusun) surat yang baik, menarik
dan modern, penulis harus menguasai syarat-syarat dan ciri surat yang baik,
sebagai berikut : (1) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik
sesuai dengan peraturan menulis surat. Untuk itu, penulis harus memahami
berbagai bentuk surat. Pilih bentuk surat yang akan dipakai, ikuti atau
sesuaikan dengan peraturan yang berlaku di organisasi/instansinya; (2) Surat
tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna.
Rumusannya tidak
boleh bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya sederhana saja, lugas
dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus jelas, tepat,
tidak mendua, hemat dan benar-benar sesuai dengan tatabahasa Indonesia.
Hindarilah penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk
satuan-satuan ukuran (m untuk meter, kg untuk berat) dan singkatan yang lazim
dipakai (dll, dsb, dst.); (3) Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangkan baik
dan bijaksana sopan dan simpatik.
Usahakan agar tidak menyinggung, merendahkan
pembaca surat. Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah
sedang berbicara dengan sipenerima surat; (4) Surat hendaknya ditulis tidak
terlalu panjang. Surat yang pendek lebih banyak memberi manfaat, misalnya:
praktis, estetis, dan menghindarkan salah pengertian; (5) Surat harus bersih.
Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik, dan warnanya yang sesuai. Ketikkan
rapi dan cermat, tidak boleh ada bekas tip ex., tidak ada huruf yang bertumpuk.
Berikut ini tips atau langkah-langkah penyusunan
surat bisnis (sesuai tujuan kita saat ini) yang perlu diperhatikan adalah:
a. membuat perencanaan dan persiapan yang baik;
menetapkan dan menguasai masalah yang akan diungkapkan ke dalam surat;
b. pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan secara
sistematis, kronologi/runtut dan konsisten; menetapkan bahan dan data untuk
menyusun surat;
c. mengetahui siapa yang akan dituju;
d. menyadari dan menentukan posisi penulis;
e. menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang memadai;
f. penggunaan bentuk surat;
g. jenis kertas; warna kertas; ukuran kertas; amplop
surat dan cara melipat surat; pengetikan surat, serta pengiriman surat;
h. meneliti kembali surat yang sudah dibuat, apakah
sudah betul dan layak dikirimkan? atau belum layak? – lakukan tindakan koreksi
segera jika belum layak – lalu check and recheck sekali lagi, jika sudah betul,
segera diajukan untuk ditandatangani pimpinan atau yang berhak, diberi cap
perusahaan/instansi, materai (jika perlu), tulis alamat yang dituju, lalu
dikirim secepatnya.
Bagian-bagian Surat Bisnis
Setiap surat bisnis mempunyai bagian-bagian surat dan masing-masing
bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian
surat tergantung pada bentuk surat yang akan dipakai oleh penulis surat. Dalam
karya ilmiah ini bagian-bagian surat yang akan dibicarakan/dibahas terdiri
dari:
Ó
kepala surat,
Ó
tanggal surat,
Ó
nomor surat,
Ó
lampiran,
Ó
hal/perihal,
Ó
alamat yang dituju,
Ó
salam pembuka,
Ó
paragraph pembuka surat,
Ó
paragraph penutup surat,
Ó
salam penutup,
Ó
nama jelas penanda tangan,
Ó
jabatan penanda tangan,
Ó
tembusan, dan
Ó
inisial.
Penulisan Bahasa
Indonesia yang Benar dalam Bagian-bagian Surat Bisnis
Kepala Surat atau Kop Surat: Dalam Kepala surat atau Kop Surat yang
lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak), terdiri dari: Nama instansi/badan,
alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faximile, dan logo atau
lambang instansi/badan.
Misalnya:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA TIMUR
13228
KOTAK POS : 2625
TELEPON : 4896558, 4894584
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bahkan jika instansi/badan tersebut bergerak dalam bidang usaha
(BUMN, BUMD), bidang bisnis (Perbankan, Asuransi, Eskport/import, Moneter, dll)
selain data di atas, dalam kepala surta tercantum: alamat kantor cabang, nama
bank, jenis usaha, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), dan Logo tanda lulus Standar
ISO. Cetaklah nama instansi atau badan usaha yang bersangkutan dengan huruf
kapital, letakkan semua tulisan itu pada bagian atas kertas, posisinya di
tengah-tengah secara simeteri kiri-kanan. Alamat kantor dituliskan dengan huruf
kapital pada awal kata, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk
nama instansi/badan usaha. Unsur-unsur kalimat dipisahkan dengan tanda koma,
bukan dengan tanda penghubung. Kata jalan dituliskan lengkap “Jalan”, jangan disingkat
Jl., atau Jln., Jika, kantor tersebut memiliki nomor telepon, dituliskan kata
Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula Telp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu
diberi tanda titik, karena bukan merupakan suatu angka penjumlahan. (Telepon
4896558, bukan 4.896.558). Tuliskan kata Kotak Pos jika di kantor tersebut
memilikinya, bukan PO Box..
Tanggal Surat: Tanggal surat bisnis tidak perlu didahului dengan
nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada Kop Surat. Selanjutnya, nama
bulan, itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November disngkat
menjadi Nov. Atau ditulis 11, Februari menjadi Feb. atau dilis 2 atau 02).
Tahun juga ditulis lengkap, tidak boleh disingkat dengan tanda koma di atas.
Pada akhir tanggal surat tidak boleh dibubuhkan tanda baca apapun, baik titik
maupun tanda hubung. Misalnya:
KOP
SURAT
1 Desember 2014
No. :
........................................
Lamp. :
...................................
Hal :
........................................
Dan seterusnya…
Nomor Surat: Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua (Nomor :
......) atau jika nomor itu disingkat menjadi No. penulisannya diikuti tanda
titik, kemudian diikuti tanda titik dua (No. : ........) Garis miring yang
digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti spasi.
Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca
apapun. Contohnya:
Penulisan nomor
surat dan kode surat yang salah.
Nomor: 3241/F8/UI.5/87,--
No: 3241/F8/UI.5/1987,--
Penulisan nomor surat dan kode surat yang benar.
Nomor: 3241/F8/UI.5/1987 (tahun dituliskan lengkap,
tanda baca dibuang)
No. : 3241/F8/UI.5/1987 (Kata Nomor disingkat menjadi
No. : ....., dan tanda baca di belakang tahun dibuang)
Lampiran: Kata Lampiran atau Lamp.: .............
diikuti tanda titik dua. Kemudian, cantumkan jumlah yang dilanpirkan dan nama
barang yangdilampirkan, tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh:
Penulisan yang salah
Lampiran : Satu berkas.
Lamp. : satu berkas.
Penulisan yang benar
Lampiran : Satu berkas
Lamp. : Satu berkas
Ketentuan di atas berlaku jika
pada surat tersebut dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan, maka
kata Lampiran tidak perlu dituliskan/dicantumkan, sehingga tidak akan terdapat
kata lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol seperti contoh di bawah
ini.
Lampiran : -
Lamp. : 0
Hal / Perihal: Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai
kata perihal dalam surat bisnis, dalam surat-surat dinas (khusunya surat dari
instansi pemerintah). Walaupun kata Hal dan Perihal itu sinonim (berarti sama),
sebaiknya digunakan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang
dicantumkan dalan bagian ini hendaknya diawali dengan huruf kapital, sedangkan
yang lain dituliskan dengan huruf kecil. Pokok surat tidak dituliskan
berpanjang-panjang, singkat saja dan jelas, serta mencakup seluruh pesan yang
ada dalam surat. Contohnya:
Penulisan hal yang salah
Hal : Penentuan tugas pameran
(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)
Yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 November
1987
Penulisan hal yang benar
Hal : Petugas Pameran Dies Natalis
Alamat yang Dituju: Alamat yang
dituju ditulis di sebe;ah kiri surat setelah hal (perihal). Posisi alamat surat
pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sisi
kanan. Kemungkinan pemenggalan kalimat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup
panjang pun dapat dituliskan, karena tempatnya cukup leluasa. Alamat surat
tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung
intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata
dari, karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang
menyatakan asal). Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau
Yang terhormat (tidak diikuti titik). Sebelum mencantumkan nama orang yang
dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan : Ibu, Bapak, Saudara atau
Sdr. .... Jika nama orang yang dituju bergelar akademik, yang ditulis di depan
namanya, seperti Drs., Ir., Hj. Atau H. (haji), maka kata sapaan Ibu, Bapak,
Saudara atau Sdr. Tidak digunakan.
Demikian juga, jika alamat yang dituju itu
memiliki pangkat, seperti Sersan, Kapten, Mayor Jendral, kata sapaan itu tidak
digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut, kata sapaan juga
tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Ibu, Bapak,
Saudara atau Sdr. Tidak berhimpit dengan gelar, dengan pangkat atau dengan
jabatannya. Contoh:
Penulisan alamat yang salah
Yth. Bpk Lurah Desa Tajur
Yth. Bapak Kapten Sumijo
Yth. Sdri. Dra. Suciwati
Yth. Sdr. Ir. Noerdin, M.M.
Penulisan alamat yang benar
Yth. Bapak Dahlan Muid
Yth. Lurah Desa Tajur
Yth. Kapten Sumijo
Yth. Sdri. Suciwati
Yth. Ir. Noerdin, M.M.
Penulisan kata Jalan pada alamat
tidak disingkat. Kemudian nama gang, nomor RT dan RW biasanya dituliskan
lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan nama
kabupaten dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu
digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun. Contoh:
Penulisan alamat yang salah,
Kepada Yth. Bpk Ir. Suparno
Jl. Buntar V No. 2
Bandung
JAWA BARAT
Penulisan alamat yang benar
Yth. Ir. Suparno
Jalan Buntar V No. 2
Bandung
Jawa Barat
Salam Pembuka: Salam pembuka
dicantumkan di sebelah kiri, satu garis lurus vertikal di tepi halaman kertas,
sama dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama awal kata
ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf
kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Ungkapan yang lazim
dipakai sebagai salam pembuka dalam surat-menyurat bisnis yang netral adalah:
Dengan hormat, (D kapital untuk kata Dengan, dan h
kecil untuk kata hormat)
Salam sejahtera, (S kapital untuk Salam, s kecil
untuk kata sejahtera)
Saudara...... Saudara Komaruddin yang terhormat,
(Komaruddin dapat diganti nama lain)
Saudari Maryati yang terhormat, (Maryati dapat
diganti nama lain)
Isi surat
Paragraf Pembuka Surat: adalah pengantar
pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat (orang yang dituju) agar
menyesuaiakan diri/perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar
yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka pada surat bisnis yang
berisi pemberitahuan, adalah sebagai berikut:
Dengan ini perkenankan kami melaporkan kepada Bapak
tentang pengiriman dana bantuan untuk pembangunan pasar yang rusak akibat gempa
yang lalu.
atau
Bersama ini kami kirimkan contoh bahan textile yang
Saudara minta.......
atau
Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Mei 2009 No.
4477/F-8/1995, dengan ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat
keterangan lolos butuh dari pimpinan Saudara
Contoh pengantar kalimat pada paragraf pembuka surat
balasan:
Surat Anda tanggal 27 juni 2008, No.1002/U/2008 sudah
kami terima dengan senag hati. Bertalian dengan itu, kami beritahukan hal-hal
sebagai berikut:
atau
Sehubungan
dengan surat Saudara tanggal 12 Juni 2008, No. 347/HM/2008 tentang
syarat-syarat pembayaran sewa ruko ...........
Catatan: Kata
kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi, kelompok,
instansi, perusahaan. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti
yang tepat adalah saya.
Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya: Setiap paragraf isi surat
hanya menguraikan satu masalah saja, dan apabila ada masalah lain, maka masalah
itu harus dituangkan dalam paragraf yang berikutnya (beda paragraf). Terakhir,
kalimat-kalimat dalam paragraf isi surat hendaknya singkat-singkat saja, tetapi
harus jelas. Rumusan isi surat itu harus menarik, tidak membosankan, tetapi
tetap hormat dan sopan. Penulis harus benar-benar mengakui dan menghormati hak
penerima surat. Oleh karena itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap
remeh terhadap orang lain, apalagi menghina atau mempermainkannya. Terutama
dalam surat bisnis, hendaknya dibuat dengan nuansa saling percaya, saling
hormat dan saling support/mendukung. Agar bisnis yang dibina kedua pihak itu
berjalan lancar.
Paragraf Penutup: berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan
surat. Contoh paragraf penutup, adalah sebagai berikut:
Atas kerja sama
Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
Kami harap agar
kerjasama kita dapat membuahkan hasil yang baik dan berkembang terus.
Sambil menunggu
kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
Mudah-mudahan
jawaban kami bermanfaat bagi Anda.
Salam Penutup: Salam penutup befungsi untuk menunjukkan rasa hormat
penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup
dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Huruf
awal kata dalam salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata
lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibutuhkan tanda koma
( , ). Contohnya:
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
Tanda tangan, Nama Jelas, dan
Jabatan: Surat bisnis dianggap sah, jika surat tersebut ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang, yaitu pemegang jabatan pimpinan suatu instansi,
perusahaan, organisasi, atau lembaga. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di
bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital,
tanpa diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama
jabaran (sebagai identitas penanda tangan tersebut). Contoh:
Tanda tangan,
nama jelas, dan jabatan yang salah.
(DRS. SUNGAJI
ACHMAD)
Tanda tangan,
nama jelas, dan jabatan yang benar.
Drs. Sungadji
Achmad
Kepala
Tembusan: Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki
surat, lurus dengan kata nomor, lampiran, hal dan sejajar dengan penanda tangan
surat. Kata Tembusan : ..........., (T huruf kapital) diikuti tanda titik dua,
tanpa digarisbawahi. Jika pihak yang ditembusi surat ini lebih dari satu,
nama-nama instansi diberi nomor surat. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi
hanya satu, nama instasi itu tidak diberi nomor. Kemudian, dalam tembusan tidak
perlu digunakan kata-kata Yth. .............. atau Kepada Yth. ...............,
sebagai laoran, atau sebagai undangan resmi. Selanjutnya, pencantuman kara
arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal itu tidak ada manfaatnya,
karena sudah pasti setiap surat bisnis itu wajib memiliki arsip yang harus
disimpan (dokumen). Contoh:
Penulisan
tembusan yang salah
Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai
laporan)
2. Yth. Kepala Bagian Tata
Usaha (sebagai laporan)
3. Sdr. Sukijo Djarot (agar
dilaksanakan)
4. Arsip,-
Penulisan tembusan yang benar
Tembusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan
2. Kepala Bagian Tata Usaha
3. Sdr. Sukijo Djarot
Inisial: Initial disebut juga
sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan
nama orang yang mengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui
siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat
tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi sengan mudah. Inisial
ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.
Contohnya:
SR/gr, : yang artinya adalah
SR : singkatan nama pengonsep, Siti Rayati
gt : singkatan nama pengetik, Gatot.
Dari pembahasan mengenai surat-menyurat yang cukup panjang ini,
dapatlah ditarik kesimpulan dan pokok pemikiran sebagai rangkuman ini dan misi
dari makalah ini. Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi dalam
bentuk tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan,
sanggahan, pemikiran dan sebagainya. Surat sering dipandang sebagai utusan atau
duta organisasi pengirim surat. Ia merupakan citra, cermin mentalitas, jiwa
serta petunjuk kondisi intern dari organisasi pengirim surat. Mengingat bahwa
surat merupakan duta organisasi, maka surat mempunyai kedudukan yang sangat
penting dalam komunikasi antar organisasi. Kedudukan surat semakin penting
karena surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, sebagai
alat pengingat dan berpikir bilamana diperlukan, sebagai dokumen historis,
sebagai jaminan keamanan, sebagai pedoman bertindak, dan sebagainya.
Dengan membaca dan mencermati uraian di atas, maka penulis berharap
kepada semua pihak, mulai dari pimpinan instansi, pimpinan lembaga atau
organisasi serta staf karyawan/karyawati di bawahnya dapat lebih memahami arti
penting dari sebuah surat, serta dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuannya
tntang surat-menyurat. Tentu, pada akhirnya penulis juga berharap agar ilmu
yang sudah diperoleh (tentang surat) tersebut dapat diterapkan secara benar
oleh semua pihak dalam aktivitas (komunikasi) sehari-hari.
Sumber :
Arifin, E.
Zainal, 1970, Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Cetakan III,
Jakarta : Medyatama Sarana Perkasa.
Bratawijaya,
T.W., 1990. Surat Bisnis Modern. Cetakan V, Jakarta: Pustaka Banaman Precindo.
Sudarsa, Caca
dkk, 1981. Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesai Seri Penyuluhan 2. Jakarta:
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.
No comments:
Post a Comment